Jakobstadsregionens Utvecklingsbolag Concordia (senare Concordia) är grundat 1999 och ägs av Jakobstadsregionens fem kommuner. Utvecklingsbolaget fungerar som regionens näringspolitiska utvecklings- och serviceenhet. Målsättningen med bolagets verksamhet är att skapa goda förutsättningar för företagande och regional utveckling. Concordia fungerar som länk mellan kommuner och näringsliv i Jakobstad, Larsmo, Pedersöre, Nykarleby och Kronoby.
För regionens företag erbjuder Concordias företagstjänster rådgivnings- och utvecklingstjänster under företagets hela livscykel. I tjänsterna ingår individuell rådgivning, rådgivning i grupp samt ordnande av olika former av evenemang. Alla våra tjänster är kostnadsfria för våra kunder.
Denna anbudsförfrågan sker delvis i samarbete med Kristinestads näringslivscentral.
Bakgrundsinformation
Näringslivet i Jakobstadsregionen har under en längre tid lidit brist på kompetent arbetskraft. I företagen finns omfattande rekryteringsbehov för att klara av nuvarande efterfrågan samt kommande tillväxt. Behov finns inom alla branscher och inom alla kompetensområden. I Jakobstadsregionen är den tillverkande industrin speciellt stark och den står också för merparten av arbetsplatserna. Enligt undersökningar som Concordia gjort kommer regionens näringsliv att behöva cirka 2000 nya arbetstagare inom de kommande två åren. Volymmässigt behövs de flesta inom produktionsuppgifter men behovet av tjänstemän och sakkunniga är också stort. Regionens näringsliv är starkt exportinriktat. Antalsmässigt är de små företagen i överväldigande majoritet och det är också mikroföretagen som i första hand är i behov av stöd från Concordias företagstjänster.
Concordia vill därför stöda regionens mikro- och småföretag med en kompetenshöjande serie av verkstäder kring attraktion och rekrytering av arbetskraft. Vi söker samarbetspartners som kan erbjuda sakkunskap inom delområden som berör rekrytering, juridik, kommunikation, presentation av företaget och trivsel på arbetsplatsen. Verkstäderna ordnas enligt överenskommelse med de valda samarbetsparterna i början av sommaren och under hösten 2022. För respektive verkstad reserveras en arbetsdag. Verkstäderna ordnas i Jakobstadsregionen som evenemang på plats för att uppmuntra och underlätta nätverkande mellan deltagarna. Concordia reserverar och bekostar utrymmen för verkstäderna.
Specifikation av anbudsförfrågan
Concordia begär anbud av aktörer som är intresserade av att fungera som ansvarig planerare och genomförare av nedan nämnda verkstäder. Vi vill ordna inspirerande, utvecklande och nätverksbyggande innehåll för de deltagande företagen. Målgruppen för verkstäderna är regionens mikro- och småföretag som inte har någon specifik hr- och/eller marknadsföringspersonal. Med verkstäderna vill vi ge de deltagande företagen verktyg för att kunna ta hand om sin personal, planera rekryteringar och bättre kunna möta framtida behov. Anbudsgivaren ombeds att i anbudet beskriva arbetsmetoder för verkstäderna och berätta om på vilket sätt man tillsammans med deltagarna skall uppbringa inspiration, motivation och energi så att deltagarna får relevant kunskap som kan tillämpas i det egna företagets verksamhet och blir engagerade. Den samarbetspartner som väljs för respektive verkstad har totalansvaret för planering och förverkligande av innehåll i verkstaden. Alla verkstäder genomförs som flerspråkiga så att deltagarna kan använda sitt eget modersmål under dagen. Föreläsaren kan använda svenska eller finska. Vi ordnar alltså inte separata verkstäder för svensk- och finskspråkiga. I en verkstad deltar högst 20 personer.
Teman för verkstäderna finns listat nedan och Concordia önskar gärna att de hålls i den ordningsföljd som finns i listan. Rubrikerna är riktgivande och kan omformuleras av anbudsgivaren. För varje tema finns också ett datumförslag för förverkligande. Efter varje tema finns stickord som ger anbudsgivaren uppfattning om Concordias önskemål om innehåll som gärna får ingå i verkstaden. Anbudsgivaren får i anbudet själv fritt föreslå innehåll för verkstaden utgående från egen erfarenhet. För genomförande av en verkstad (=ett tema) reserveras en arbetsdag tillsammans med deltagarna. Concordia marknadsför och tar emot anmälningar till verkstäderna
1. Den attraktiva arbetsplatsen (10.6.2022)
Stickord: Attraktiv arbetsgivare, huset i skick, kultur, värderingar, att ge ansvar, personalens välmående, intern kommunikation, ledarskap, förmanskap, personalen som arbetsplatsens ambassadöre
2. Juridiken kring anställning och arbetslivet (26.8.2022)
Stickord: Arbetsavtal (viss tid, tills vidare), arbetsgivarens rättigheter och skyldigheter, arbetstagarens rättigheter och skyldigheter, lön och anställningens bikostnader, uppsägningar och permitteringar, semester och andra förmåner, försäkringar, sjukvård
3. Internationell arbetskraft (16.9.2022)
Stickord: Bestämmelser, kultur, språk och kommunikation, inhyrning, praktiska arrangemang
4. Den externa kommunikationen (7.10.2022)
Stickord: Vilken är strategin för den externa kommunikationen? Hur vi kommunicerar att vi är en attraktiv arbetsplats (hemsidor, visuell profil, vad de anställda säger om oss, sociala medier och andra forum), vad vi kommunicerar på de olika kanalerna (målgrupp, budskap, utformning), vem som kommunicerar (ledning, personal, ägare, kunder)
5. Rekryteringsprocessen (28.10.2022)
Stickord: Eftersökt kompetens och profil, platsannonsering, arbetsintervjuer, bedömning av sökande, utbildning av nyrekryterad personal, kommunikation gentemot de som inte blir valda, långsiktig rekrytering (sommarjobb, praktik, prao, slutarbeten)
6. Företagspresentation (18.11.2022)
Stickord: Videon, bilder, presentationer / powerpoint, budskapet (varför är det roligt/meningsfullt att jobba här?)
Observera att stickorden enbart är tänkta som vägledning eftersom en komplett beskrivning av innehåll inte är möjlig. Anbudsgivaren kan utforma innehållet enligt egen önskan. Anbud kan inlämnas på ett eller flera teman. Alla teman kommer att utvärderas separat. Ifall anbudsgivare önskar ge anbud på en helhet bestående av flera teman bör detta tydligt framgå ur anbudshandlingarna. Anbud på flera teman kan inte vara belagt med villkor, t ex att anbudsgivaren återtar sitt anbud på ett tema ifall anbudsgivaren inte blir vald till ett annat tema.
Ur anbudet skall tydligt framgå vilka arbetsmetoder anbudsgivaren ämnar använda samt vilka erfarenheter/referenser som finns för arbetsmetoderna. Ur anbudet skall också framgå vem/vilka som kommer att delta i förverkligandet av verkstaden från anbudsgivarens sida samt vilka språkkunskaper dessa sakkunniga har.
Concordia samarbetar i denna anbudsförfrågan med Kristinestads näringslivscentral, vars kunder har motsvarande behov. Kristinestads näringslivscentral vill i samma roll som Concordia ordna verkstäderna 1, 4 och 6 i Kristinestad för de lokala företagarna. Datum och plats för dessa verkstäder överenskommes separat tillsammans med Kristinestads näringslivscentral.
Varje anbud skall omfatta minst följande innehåll per tema:
- Förslag på tidtabell och dagsinnehåll för verkstaden. Concordia förbehåller sig rätten att diskutera tidsplanen tillsammans med de valda anbudsgivarna. Verkstäderna kan ordnas innan midsommar och efter semesteruppehåll igen från början av september. Samtliga verkstäder skall genomföras 2022.
- Beskrivning av hur anbudsgivaren vill genomföra verkstaden. Här läggs särskild vikt på arbetsmetoder och hur anbudsgivaren planerar engagera deltagarna genom praktiska övningar, diskussioner och grupparbeten under verkstaden.
- Presentation av de personer som kommer att medverka i verkstaden som sakkunniga från anbudsgivarens sida samt deras språkkunskaper
- Helhetspris för planering och genomförande av den första verkstaden. I priset ingår behövligt material samt resekostnader. I anbud på verkstäderna 1, 4 och 6 bör observeras att genomförande sker en gång i Jakobstadsregionen och en gång i Kristinestad varför separata helhetspris kan ges för de två orterna.
- Helhetspris för genomförande av ytterligare verkstäder enligt samma upplägg. Concordia kan enligt kundernas behov beställa flera verkstäder med samma innehåll under våren 2023. I anbud på verkstäderna 1, 4 och 6 bör observeras att genomförande sker en gång i Jakobstadsregionen och en gång i Kristinestad varför separata helhetspris kan ges för de två orterna.
- Lista på referenser och beskrivning av uppdrag som genomförts tillsammans med dem
Utvärdering av inkomna anbud
Concordia gör en totalbedömning av de inkomna anbuden enligt följande kriterier:
- Hur motsvarar sakinnehållet det tema som gäller för verkstaden? (20%)
- Vilket engagemang förväntas de beskrivna arbetsmetoderna skapa hos deltagarna och hur uppmuntras deltagarna till nätverkande under verkstaden? (30%)
- Anbudsgivarens erfarenhet och referenser (10%)
- Anbudsgivarens språkkunskaper sv/fi/en (10%)
- Helhetspris (30%)
Anbudsjämförelsen görs separat för varje tema.
Tidtabell och tilläggsinformation
Anbuden inlämnas senast 6.5.2022 kl 15.00 finsk tid till adressen info@concordia.jakobstad.fi samt till kari.myllymaki@concordia.jakobstad.fi .
Concordia förbehåller sig rätten att dela upp upphandlingen samt rätten att förkasta alla inkomna anbud. Concordia har rätt att förkasta anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan, anbud som är bristfälliga samt anbud som saknar erforderliga utredningar. För sent inlämnade anbud beaktas inte. Anbud vars pris avviker mer än 50 % från medianen av de inkomna anbuden beaktas inte. Om anbudsjämförelsen ger upphov till tilläggsfrågor kommer dessa att sändas åt alla anbudsgivare inom ifrågavarande tema.
Anbuden bör i första hand uppgöras så att de inte innehåller affärshemligheter. Ifall utlämnande av affärshemlighet anses vara väsentligt för att lämna anbud bör affärshemligheterna behandlas i separat bilaga och om detta bör separat omnämnas.
Tilläggsuppgifter fås av Concordias företagsrådgivare Kari Myllymäki, kari.myllymaki@concordia.jakobstad.fi , 010 239 7555 och projektchef Heidi Matinlassi, heidi.matinlassi@concordia.jakobstad.fi, 010 239 7557.